Ochrana osobních údajů

Účinnost od data publikace této verze. Verze dokumentu vzniká automaticky při publikaci a ukládá se ke každé objednávce i odeslanému kontaktnímu dotazu.

1. Správce a kontakt

Správcem osobních údajů ve smyslu Nařízení EU 2016/679 (GDPR) je Neatify s.r.o. — společnost v procesu založení; identifikační údaje (IČO, sídlo) budou doplněny bezprostředně po vzniku společnosti. Kontakt pro ochranu údajů: info@neatify.cz. Pověřenec pro ochranu osobních údajů není jmenován.

2. Jaké údaje zpracováváme

Zpracováváme zejména identifikační a kontaktní údaje (jméno, e-mail, telefon), adresu místa služby, objednaný rozsah, termín, cenu a údaje o platbě, provozní instrukce (např. přístup a parkování — v systému uloženy šifrovaně), historii komunikace, reklamace a technické bezpečnostní záznamy. Je-li součástí služby fotodokumentace, zpracováváme snímky uklízených prostor v režimu popsaném v dokumentu Fotodokumentace a kontrola kvality; snímky nemají zachycovat osoby ani osobní dokumenty.

3. Účely a právní základy

Údaje zpracováváme pro: (a) vytvoření kalkulace, uzavření a plnění smlouvy, organizaci úklidu, komunikaci, platby, reklamace a klientskou zónu — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; (b) plnění právních povinností, zejména účetních a daňových — čl. 6 odst. 1 písm. c); (c) kontrolu kvality služby včetně fotodokumentace, hodnocení práce pracovníků, technické zabezpečení provozu a ochranu právních nároků včetně dokumentace pojistných událostí — oprávněný zájem dle čl. 6 odst. 1 písm. f); (d) marketingovou komunikaci — pouze na základě souhlasu dle čl. 6 odst. 1 písm. a), který lze kdykoli odvolat.

4. Příjemci a zpracovatelé

Údaje mohou v nezbytném rozsahu zpracovávat pověření pracovníci Neatify a smluvní zpracovatelé: poskytovatel webhostingu v EU, poskytovatel e-mailové komunikace Resend (infrastruktura Amazon SES) pro doručování systémových e-mailů, a poskytovatelé adresního našeptávání (Mapy.com, Photon) — těm se předává pouze zadávaná adresa, nikdy jméno, kontakt ani obsah objednávky. Poskytovatelé automatizované kontroly fotodokumentace budou jmenováni v tomto dokumentu před aktivací této funkce. Orgánům veřejné moci předáváme údaje jen na základě zákonné povinnosti.

5. AI a automatizované zpracování

Plánovaná kontrola kvality může používat automatizované nástroje pro posouzení úplnosti fotodokumentace a kvality provedené práce. Fotografie slouží ke srovnání služby, zlepšování výsledků Neatify, kontrole provedení a jako jeden z ručně přezkoumávaných podkladů pro hodnocení pracovníků. Nejasný, závažný nebo nízce jistý výsledek vždy posuzuje člověk; automatizovaný nástroj sám nerozhoduje o zásadním zásahu do práv klienta ani pracovníka. Před aktivací budou v tomto dokumentu doplněni konkrétní poskytovatelé, umístění zpracování a retenční pravidla. Žádost o klientský foto report ani marketingový souhlas nepovolují marketingové použití fotografií; to by vyžadovalo další samostatný výslovný souhlas.

6. Předávání mimo EU/EHP

Údaje zpracováváme primárně v EU. Při doručování e-mailů přes Resend/Amazon SES může docházet ke zpracování mimo EU; přenos je zajištěn zárukami dle čl. 46 GDPR (standardní smluvní doložky). Případné zapojení poskytovatelů automatizované kontroly fotografií se sídlem mimo EU bude před aktivací popsáno zde včetně přenosového mechanismu.

7. Doba uchování

Objednávky a související účetní a daňové podklady: po dobu vyžadovanou právními předpisy (až 10 let). Komunikace a reklamace: 3 roky od vyřízení. Fotodokumentace před/po: 12 měsíců po provedení úklidu, poté je smazána; dokumentace konkrétní pojistné události po dobu jejího vyřízení a ochrany právních nároků. Marketingové kontakty: do odvolání souhlasu, nejdéle 3 roky od poslední aktivity. Technické a bezpečnostní záznamy: po dobu nezbytnou k zajištění provozu; anonymní analytické události 30 dnů. Údaje neuchováváme déle, než vyžaduje účel, právní povinnost nebo ochrana nároků.

8. Práva fyzických osob

Za podmínek GDPR máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku; udělený souhlas lze kdykoli odvolat bez vlivu na zákonnost předchozího zpracování. Žádost pošlete na info@neatify.cz. Máte rovněž právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, uoou.gov.cz.

9. Zabezpečení a povinné údaje

Přístupové a parkovací instrukce jsou v systému šifrovány a přístup k údajům je řízen podle role. Fotodokumentace je uložena v neveřejném šifrovaném úložišti, přístup k ní je omezen na oprávněné osoby a klienta dané zakázky. Údaje nutné pro uzavření a splnění smlouvy jsou ve formuláři označeny jako povinné; bez nich nelze objednávku dokončit.

10. Cookies a změny dokumentu

Nezbytná úložiště zajišťují bezpečný provoz a přihlášení; analytika se aktivuje jen po souhlasu — podrobnosti popisuje samostatná stránka Cookies a nastavení soukromí. Na objednávku se ukládá verze tohoto dokumentu platná při jejím odeslání.